2. Hoja de cálculos

Resumen

Esta sección dará una introducción breve a las funciones de hoja de cálculos de OpenOffice.org Calc.

Se da por sentado que Usted sabe la razón por la cual desea utilizar una hoja de cálculos y no se profundizará en consideraciones específicas de la aplicación (contabilidad, financiera, simulación, etc.).

2.1. ¿Qué es una hoja de cálculos?

Las hojas de cálculos son el reemplazo electrónico para los libros de contabilidad y la calculadora de un contador. Este software utiliza columnas y filas para permitir que se realicen cálculos matemáticos sobre los datos ingresados previamente. Hoy día, las hojas de cálculos hacen mucho más, ya que con frecuencia se las utiliza como bases de datos (muy) simples o como una aplicación de tablas y diagramas, incluso aún cuando esa no fue la intención original de tal software.

Figura 10.2. Filas, columnas y celdas

Filas, columnas y celdas

Las filas se nombran 1, 2, etc. Las columnas se nombran A, ..., Z, AA, AB, etc. La intersección de una fila y una columna es una celda, y su nombre se compone de los atributos columna y fila, por ejemplo: C3 (que se muestra en Figura 10.2, “Filas, columnas y celdas”). OpenOffice.org Calc resalta los nombres de la fila y columna activas.

2.2. Usando la hoja de cálculos

Para lanzar OpenOffice.org Calc, elija Oficina+Hojas de cálculo->OpenOffice.org Calc en el menú principal.

La primera vez que lance OpenOffice.org Calc, aparecerá un diálogo que le pregunta si prefiere utilizar el formato Microsoft® o el formato OpenOffice.org para guardar sus archivos.

Su decisión dependerá si planifica intercambiar un montón de archivos con gente que utiliza sólo herramientas Microsoft®. Si este es el caso, haga clic sobre el botón Use el formato de archivo Microsoft ® Excel, pero tenga presente que no está soportado perfectamente. De todas formas, esto es sólo el formato predeterminado el cual siempre se puede cambiar utilizando la lista desplegable Tipo de archivo en el diálogo Guardar como.

OpenOffice.org Calc es una aplicación de hoja de cálculos lista para la empresa e incluye muchas características que van mucho más allá del alcance de este documento. Consulte Sección 2.3, “Yendo más lejos”, para más información acerca de como aprovechar OpenOffice.org Calc por completo.

Las secciones siguientes explorarán funciones básicas tales como ingresar datos y fórmulas en la hoja de cálculos y añadir gráficos para representar a dichos datos. Se utilizará como ejemplo los números de gastos y ventas de una empresa imaginaria.

2.2.1. Ingresando datos

Para ingresar datos en una celda (ya sea texto o números) utilice las teclas de las flechas para navegar hacia dicha celda o haga clic en la celda y teclee los datos en la misma, presionando la tecla Intro cuando termine. También puede usar la tecla Tab o las teclas Mayús-Tab para moverse, respectivamente, a la celda de la derecha o a la de la izquierda.

La característica de completado automático simplifica la entrada de datos. El completado automático “adivina” los datos de la próxima celda usando como base el valor de la celda corriente. Esto funciona no sólo para datos numéricos, sino también para los días de la semana, los meses del año, y otros. En general, cualquier tipo de dato que se pueda asociar a una serie consecutiva de números enteros puede ingresarse utilizando el completado automático.

Figura 10.3. Simplificando la entrada de datos usando el completado automático

Simplificando la entrada de datos usando el completado automático

Para usar el completado automático, ponga su ratón sobre el “asa” de la celda (el pequeño cuadrado negro ubicado en la esquina inferior derecha de la celda), haga clic sobre el mismo y arrastre el ratón. Una ayuda emergente mostrará los valores de la celda (ver Figura 10.3, “Simplificando la entrada de datos usando el completado automático”). Cuando se muestre el valor final deseado, suelte el botón del ratón y se completarán las celdas.

También se pueden clasificar los datos en las celdas según criterios diferentes (por columna o fila, dependiendo de cómo Usted arregló sus datos). Para hacerlo, primero seleccione las celdas que desea clasificar y luego abra el diálogo de opciones de clasificación eligiendo Datos->Ordenar en el menú.

[Sugerencia]Sugerencia

Asegúrese que también selecciona las columnas y filas que actúan como “encabezados” para los datos (en nuestro ejemplo, la columna B que contiene los meses) para que los mismos “sigan” el orden de clasificación de los datos.

En la pestaña Criterios seleccione las columnas/filas según las cuales clasificar los datos y el orden de clasificación Ascendente o Descendente. La pestaña Opciones contiene ajustes personalizados de orden de clasificación, si la clasificación debe respetar o no las mayúsculas y minúsculas y la dirección de la clasificación (de arriba hacia abajo clasifica los datos dispuestos en columnas, y de izquierda a derecha los datos que están en filas), entre otros. Haga clic sobre el botón Aceptar una vez que esté satisfecho con las opciones y se clasificarán las celdas seleccionadas.

2.2.2. Añadiendo fórmulas

Las fórmulas se pueden utilizar para “automatizar” la hoja de cálculos permitiéndole, por ejemplo, realizar simulaciones complejas. Dentro de las celdas, las fórmulas se definen precediendo a todos los datos de la celda con el signo =. Cualquier otra cosa se trata como datos “estáticos”.

Las operaciones se expresan utilizando notación algebraica convencional. Por ejemplo =3*A25+4*(A20+C34/B34) divide el valor en la celda C34 por el valor en la celda B34, añade el valor en A20 al resultado, multiplica eso por 4 y suma eso a 3 veces el valor en la celda A25. Por lo tanto, se pueden realizar expresiones algo complejas, usando expresiones más simples como base.

OpenOffice.org Calc brinda un montón de funciones predefinidas que Usted puede utilizar en sus fórmulas. Hay disponibles varios tipos de funciones como fecha y hora, matemáticas, estadísticas, financieras, lógicas y muchos otros. Puede explorarlos invocando al Piloto automático de funciones eligiendo Insertar->Función en el menú o presionando las teclas Ctrl-F2.

[Nota]Nota

Bajo KDE la combinación de teclas Ctrl-F2 cambia al escritorio número dos; por lo tanto Usted querrá redefinir eso para poder invocar al asistente de funciones de OpenOffice.org Calc utilizando el atajo de teclado.

En Figura 10.4, “Usando una función en una fórmula” se muestra la función PROMEDIO aplicada al rango de celdas seleccionado para calcular el valor promedio de las mismas. Note el uso de : para especificar un rango de celdas contiguas.

Figura 10.4. Usando una función en una fórmula

Usando una función en una fórmula

2.2.3. Diagramas: Explicando los datos de manera más simple

Cuando una hoja de cálculos contiene mucha información se vuelve difícil entender cómo se relacionan los datos entre sí: muchos números y poco significado. La mejor manera de representar este tipo de datos es por medio de un diagrama.

Como con todas las funciones de análisis de datos, debe seleccionar la región que pretende mostrar en el diagrama. Entonces, seleccione un rango de celdas y luego seleccione Insertar->Diagrama... en el menú para invocar al asistente de diagramas.

Figura 10.5. Eligiendo el tipo de diagrama

Eligiendo el tipo de diagrama

Luego de realizar sus selecciones en la primer página del asistente de diagramas y hacer clic sobre el botón Siguiente >>, verá la página de selección del tipo de diagrama (en Figura 10.5, “Eligiendo el tipo de diagrama”, se eligió un diagrama de barras 3D con los datos lado a lado). Haga sus elecciones y haga clic sobre el botón Avanzar >> para obtener variantes sobre el tipo que seleccionó. Vuelva a hacer sus elecciones y haga clic sobre el botón Avanzar >> para poder elegir las opciones finales para el diagrama, como el título del diagrama, los títulos de los ejes, etc. Haga sus elecciones y haga clic sobre el botón Crear para crear e insertar el diagrama en la hoja de cálculos (ver Figura 10.6, “Un diagrama 3D dentro de la hoja de cálculos”).

Figura 10.6. Un diagrama 3D dentro de la hoja de cálculos

Un diagrama 3D dentro de la hoja de cálculos
[Sugerencia]Sugerencia

Los diagramas están “vivos” en la hoja de cálculos, lo cual significa que cuando Usted cambia datos en una celda que pertenece a un diagrama, se actualizará automáticamente el diagrama.

[Sugerencia]Sugerencia

Si hace clic y luego clic derecho sobre un diagrama insertado aparece un menú con opciones para cambiar muchos parámetros del diagrama. Por ejemplo, se puede cambiar el título del diagrama haciendo un doble clic sobre el mismo.

2.3. Yendo más lejos

Si desea aprender más acerca del uso de OpenOffice.org Calc, debería consultar el tutorial disponible en el sitio web Tutorials for OpenOffice (en inglés) y en el sitio web de la lista de documentación sobre OpenOffice en castellano.

Tampoco dude en consultar la ayuda incorporada de OpenOffice.org Calc que se puede acceder eligiendo Ayuda->Contenido en el menú, o presionando la tecla F1. Allí debería encontrar respuesta a sus preguntas. Se puede acceder a los temas por medio de una tabla de contenido. También está disponible un índice así como también una herramienta de búsqueda contextual.

2.4. Conclusión

Las hojas de cálculo simplifican muchas tareas de contabilidad y otras relacionadas con datos numéricos. Se utilizan en todo el mundo, desde el administrador de la tienda de la esquina que desea administrar la relación con sus proveedores, hasta la firmas de contabilidad más grandes que las usan para escribir reportes extensos y consistentes.

OpenOffice.org Calc ofrece muchísimas características para los usuarios avanzados. Lo puede usar como una base de datos simple, o incluso programar interfaces completas. También puede convertir formatos, definir plantillas, etc. OpenOffice.org Calc es una aplicación muy potente y seguramente estará entre nosotros bastante tiempo.